Privacyverklaring

1. Inleiding

People Flex B.V. (hierna: "People Flex", "wij" of "ons") hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening als uitzendbureau, via onze website peopleflex.nl en via onze WhatsApp- en telefooncommunicatie.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

People Flex B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn:

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met People Flex kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Kandidaten (werkzoekenden)

• • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
• • Geboortedatum en BSN-nummer
• • CV, opleidingsgegevens en werkervaring
• • Certificaten en diploma's (VCA, heftruck, code 95 e.d.)
• • Kopie identiteitsbewijs (paspoort/ID-kaart)
• • Bankrekeningnummer (voor salarisbetaling)
• • Salarisindicatie en beschikbaarheid

Opdrachtgevers (werkgevers)

• • Bedrijfsnaam, KVK-nummer en btw-nummer
• • NAW-gegevens en contactgegevens contactpersoon
• • Functieprofielen en personeelsbehoeften
• • Contract- en facturatiegegevens

Websitebezoekers

• • IP-adres en browsertype
• • Surfgedrag op onze website (geanonimiseerd)
• • Via het contact- of aanvraagformulier verstrekte gegevens

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

1. Uitzend- en bemiddelingsdiensten: het matchen van kandidaten aan passende vacatures, het aangaan van arbeidsovereenkomsten en het uitbetalen van salaris.
2. Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan wettelijke eisen zoals de Wet op de identificatieplicht, de Wet arbeid vreemdelingen, fiscale bewaarplichten en de SNA/NEN 4400-1 norm.
3. Communicatie: het beantwoorden van vragen en het informeren over vacatures of dienstverlening.
4. Verbetering van onze dienstverlening: het analyseren van websitebezoek (geanonimiseerd) en het verzamelen van feedback.
5. Marketing: het informeren van opdrachtgevers over relevante diensten (uitsluitend met toestemming of gerechtvaardigd belang).

5. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende AVG-rechtsgronden:

• • Uitvoering van een overeenkomst: voor het aangaan en uitvoeren van arbeids- en uitzendovereenkomsten.
• • Wettelijke verplichting: voor het voldoen aan fiscale, arbeidsrechtelijke en identificatieverplichtingen.
• • Gerechtvaardigd belang: voor recruitment, marketing aan zakelijke relaties en fraudepreventie.
• • Toestemming: voor het versturen van nieuwsbrieven en het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en conform de wettelijke bewaartermijnen:

• • Kandidaten met arbeidsovereenkomst: 7 jaar na einde dienstverband (fiscale bewaarplicht).
• • Kandidaten zonder plaatsing: maximaal 2 jaar na laatste contactmoment, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt.
• • Opdrachtgevers: 7 jaar na einde contractrelatie (fiscale bewaarplicht).
• • Sollicitatiegegevens (niet geplaatst): 4 weken na afronding sollicitatieprocedure, tenzij toestemming voor langere bewaring.
• • Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar na einde dienstverband.

7. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is:

• • Opdrachtgevers: wij delen relevante kandidaatgegevens (naam, cv, certificaten) met potentiële werkgevers — uitsluitend na uw toestemming.
• • Salarisverwerker: voor de salarisadministratie delen wij de benodigde gegevens met een gecertificeerd salariskantoor.
• • Overheidsinstanties: zoals de Belastingdienst, UWV en Nederlandse Arbeidsinspectie, uitsluitend op wettelijke grondslag.
• • IT-dienstverleners: voor hosting, e-mail en websitebeheer (altijd met verwerkersovereenkomst).

Met alle derde partijen die als verwerker optreden, sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Uw gegevens worden nooit doorverkocht aan commerciële partijen.

8. Beveiliging van uw gegevens

People Flex neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang of ongeoorloofde verwerking. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

• • Versleutelde opslag en verzending van gegevens (SSL/TLS).
• • Toegangscontrole op basis van het 'need-to-know'-principe.
• • Regelmatige beveiligingsaudits en updates van onze systemen.
• • Geheimhoudingsverplichtingen voor al onze medewerkers.
• • Fysieke beveiliging van kantoorruimtes en servers.

9. Uw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• • Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• • Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• • Recht op vergetelheid: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover wij deze niet wettelijk moeten bewaren.
• • Recht op beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens tijdelijk laten beperken.
• • Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen en aan een andere partij laten overdragen.
• • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• • Recht op intrekking toestemming: waar verwerking op toestemming berust, kunt u deze altijd intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Mogelijk vragen wij u om een kopie van uw identiteitsbewijs ter verificatie.

10. Klachtrecht

Bent u van mening dat People Flex niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U bereikt de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Cookies

Onze website gebruikt functionele en analytische cookies om de gebruikerservaring te verbeteren. Wij gebruiken geen trackingcookies van derden voor advertentiedoeleinden. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

12. Wijzigingen

People Flex behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief per e-mail of via een melding op onze website.